Grazie a internet, pianificare riunioni con partner e collaboratori sparsi in giro per il mondo è semplicissimo e molto economico. Fare una conference call con Skype infatti è alla portata di tutti.

Con pochi clic puoi mettere in comunicazione il tuo gruppo di lavoro. Inoltre, se tutti hanno un account Skype è completamente gratuito. Puoi anche chiamare qualcuno direttamente al suo numero di telefono. Ma il servizio è a pagamento. Considerando però che gli account sono gratuiti è più facile chiedergli di crearne uno. Oltretutto è possibile usare l’applicazione da computer, tablet o smartphone con qualsiasi sistema operativo.

Come si avvia una chiamata di gruppo su Skype

Dal punto di vista tecnico, una conference call o videoconferenza non è altro che una chiamata, o videochiamata, di gruppo. E avviarne una è intuitivo.

È sufficiente che ogni partecipante abbia:

• una connessione internet

• un account skype

• cuffie/altoparlanti e un microfono

• una webcam se volete fare una videoconferenza

Prima dell’appuntamento assicurati di avere tra i tuoi contatti tutti i partecipanti. Puoi anche creare un gruppo ad hoc.

Al momento stabilito per l’incontro, apri il gruppo e clicca sull’icona della cornetta per una chiamata o su quella della videocamera per la videochiamata.

Se hai dimenticato qualcuno non preoccuparti. Nella finestra della chiamata c’è un’icona con un + per aggiungere altri contatti.

Tutto qui.

Ora puoi parlare con i tuoi collaboratori, magari vederli, e se serve, inviare un file a tutti contemporaneamente o registrare le conversazioni e i video.

Gli account gratuiti permettono di coinvolgere fino a 50 persone. Per gruppi più grandi serve un profilo a pagamento. Ma probabilmente a molti di noi non servirà.

Ora non ti resta che organizzare la tua prima conference call su Skype.

Come gestire una conference call su Skype

Con la tecnologia attuale, l’aspetto tecnico della videoconferenza è la parte più facile della questione.

Gestire le chiamate di gruppo è tutta un’altra storia. Per questo è bene organizzarsi per tempo e arrivare preparati.

La prima cosa da fare è stabilire il giorno e l’ora dell’appuntamento online, proprio come faresti per una riunione faccia a faccia. Ovviamente deve essere un momento che vada bene per tutti. Ti do un consiglio. Se alla conference call parteciperanno più di 2-3 persone non chiedere “Quando possiamo sentirci?”. Si scatenerebbe il delirio. Ognuno darebbe una disponibilità diversa. Offri invece 3-4 alternative al massimo e chiedi ad ognuno di indicare quali vanno bene. Se sarai fortunato ce la farai al primo colpo. Altrimenti dovrai fare qualche altro tentativo.

Seconda cosa, prepara il programma della conference call e condividilo in anticipo con gli altri. Così tutti saranno informati sui punti all’ordine del giorno e potranno preparare domande, osservazioni e quant’altro.

Il giorno della riunione cerca un posto tranquillo in modo da ridurre al minimo i rumori di fondo. Per lo stesso motivo (e per evitare il ritorno di voce) usa le cuffie al posto delle casse. E se stai per fare una videoconferenza con Skype controlla cosa inquadra la webcam alle tue spalle. Meglio evitare sorprese o brutte figure.

Visto che sei tu il “padrone di casa”, collegati in anticipo. Controlla che la connessione sia stabile e che microfono, cuffie e webcam funzionino correttamente

Se devi condividere dei file con gli altri partecipanti, inseriscili in una cartella sul desktop, così avrai tutto a portata di mano.

Stabilisci delle regole per gli interventi. Il rischio di caos con le conference call è altissimo, meglio avere una prassi. Puoi illustrarla a tutti i partecipanti all’inizio della chiamata, oppure inviarla in anticipo insieme al programma.

All’ora stabilita avvia la chiamata di gruppo su Skype con tutti i partecipanti. E registra la conversazione. In questo modo sarà più semplice preparare il report. E potrai inviarla a chi non ha partecipato. Nel momento in cui avvii la registrazione compare un avviso a tutti in chat. Ma per chiarezza è bene che sia tu stesso ad avvisarli e a spiegarne i vantaggi. Eviterai fraintendimenti.

Seguendo questo semplice programma potrai fare delle conference call su Skype molto produttive e soprattutto ottimizzare il tempo e le risorse, visto che tu e i tuoi collaboratori non dovrete più fare lunghi viaggi.