La gestione delle fatture passive (dette anche “da ricevere” o “acquisti”) è una questione che riguarda tutti i titolari di partita iva, liberi professionisti, ditte individuali e società. Il regime fiscale scelto comporta specifici obblighi o semplificazioni. Ma nessuno, nemmeno i forfettari, può ignorarle del tutto.

Cosa sono le fatture passive?

Sono tutte le fatture relative all’acquisto di beni e servizi da parte di un professionista o una società.

Si chiamano così perché danno origine a un debito e si contrappongono alle fatture attive, ovvero quelle di vendita.

Per il resto, sono uguali alle fatture che emetti ai tuoi clienti. Solo che in questo caso tu sei il destinatario.

Cosa fare quando si riceve una fattura d’acquisto?

Dipende dal regime fiscale. Partiamo dalle regole che valgono per tutti.

Innanzitutto bisogna stamparle e numerarle progressivamente. Il numero in questo caso non è quello stampato sulla fattura, ma quello attribuito dall’acquirente, iniziando dall’1, per la prima fattura ricevuta nel corso dell’anno e andando avanti in ordine, indipendentemente dal fornitore.

I soggetti passivi IVA (ovvero quelli che non sono forfettari e minimi) poi sono tenuti a registrarle nel libro giornale e nel registro IVA acquisti.

Queste operazioni sono necessarie per recuperare l’IVA (per chi può) e per dedurre i costi in fase di calcolo delle imposte.

Se a questo punto ti stai chiedendo perché le partite iva forfettarie debbano conservare e numerare le fatture, dato che non recuperano l’IVA e non deducono i costi reali, devo dire che non lo so. Servono certamente per un controllo interno, ma non per determinare le imposte.

Con questo regime fiscale fino al 2018 c’erano limiti per l’acquisto di beni strumentali e per collaboratori e dipendenti. Quindi potevano servire in caso di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate. Dal 2019 però questi paletti sono spariti e non ne esistono altri relativi agli acquisti.

Comunque la legge impone questo obbligo e così va fatto.

Per tutti il periodo minimo di conservazione, come per le fatture attive, è di 10 anni.

Quali sono i rischi di una cattiva gestione delle fatture passive?

Non fare attenzione nella gestione delle fatture d’acquisto comporta vari problemi.

Prima di tutto, ti puoi dimenticare di pagare un fornitore. Certo, prima o poi te lo ricorderà lui, ma non ci farai una bella figura.

Secondo, se perdi o non conservi correttamente una fattura non puoi recuperare l’IVA né dedurre il costo e quindi pagherai più tasse del dovuto.

Terzo, non puoi valutare correttamente l’andamento del tuo lavoro. Se non conosci i costi che hai sostenuto potresti pensare cha vada tutto bene, quando invece i tuoi margini sono minimi o addirittura sei in perdita. Così non sarai in grado di correre ai ripari prima che sia troppo tardi.

E quindi, come gestire il ciclo passivo della fatturazione?

Se ricevi solo una manciata di fatture all’anno potresti usare delle tabelle Excel in cui annotare tutti i dati delle fatture e segnare le date e i metodi di pagamento.

Se però hai a che fare con diverse fatture al mese o se vuoi un sistema più affidabile devi usare un software gestionale. Potrai così anche elaborare delle statistiche, collegare gli ordini alle fatture, capire quali sono i costi relativi a ogni lavoro e quelli di gestione.

Per i liberi professionisti e le piccole aziende ne esistono di economici, semplici da usare e che forniscono diverse funzioni.

Come si conservano le fatture elettroniche passive?

Le fatture elettroniche sono digitali e non modificabili. Questo pone un problema: come si fa a numerarle? Semplicemente non si fa. L’entrata in vigore della fatturazione elettronica infatti ha abolito l’obbligo della numerazione e introdotto quello della conservazione elettronica utilizzando il sistema messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (adatto se si gestiscono poche fatture all’anno) o da un fornitore esterno. Ovviamente questo vale per i soggetti che utilizzano la fatturazione elettronica.

Quindi i forfettari e i minimi continuano a stampare, numerare e conservare i documenti cartacei. Gli altri devono farlo solo per le fatture che non sono elettroniche.

Nulla vieta comunque di utilizzare la numerazione e la stampa come sistema di amministrazione interno.

Quindi ricordati di prestare alla gestione delle fatture passive le stesse attenzioni che riservi a quelle di vendita. Ne va del successo del tuo lavoro.